フリーランスエンジニアとして活動していく中で、どうしても発生してしまう売上と経費日の管理。会計や経理の知識が乏しい方にとっては、この作業を苦痛に感じている方も多いのではないかと思います。そこで今回は、具体的な例を使いながら「経費として認められるもの、認められないもの」を解説していきたいと思います。一度ルールさえ覚えてしまえば、そんなに難しいものではありませんのでぜひ最後まで読んでみてください。
そもそも経費ってなんですか？
「経費」とは、フリーランスエンジニアとしての事業活動を行う上で発生したお金（費用）のことを指します。たとえば、あなたがある常駐案件案件に参画したとして、毎日の通勤に発生する交通費や、仕事中に参考として使用する技術書の購入費などが「経費」にあたります。
フリーランスエンジニアの方は、毎年度末になると確定申告を行わなくてはなりません。確定申告では、１年間で得た収入から発生した経費や各種控除額を差し引いたものが「所得」とされ、その「所得」に応じて各種税金を支払うことになります。つまり、１年間で使った「経費」がどれくらいであったのかわからない場合、確定申告ができなくなってしまいます。
みなさんも「フリーランスエンジニアになったら、必ず領収書をもらっておけ」と言われたことがあるかもしれません。この領収書こそが「使った経費」を把握するために必要なものとなるのです。
経費として認められるもの、認められないもの
「それじゃあ仕事で必要だったお金に加えて、家賃や毎日の食費なども全部経費にしてしまえば丸儲けじゃない？」と思った方もいらっしゃるかもしれませんが、世の中はそこまで甘くありません。使ったお金の中でも経費として認められるもの、認められないものがあります。その基準をざっくりお伝えすると…
- 経費として認められるもの：
仕事に関連して発生したお金 - 経費として認められないもの：
私的に使用したお金
となります。確定申告の際に私的に使用したお金を経費として申請しても、その分は認められませんので注意してください（あまりに度が過ぎると、領収書を１枚１枚厳しくチェックされることもあるようです）。
とはいえ、プライベートと仕事の両方で使っているスマートフォンの料金や、仕事の拠点を自宅にしている場合、毎月発生する家賃やネット回線の料金など、業務利用と私的利用の判断が曖昧なものが多数あります。
このようなお金については、事業で使った分のみを経費として扱う必要があります。例えば、広さ50平米、家賃10万円の部屋を事務所兼自宅にしているとします。この内、仕事スペースとして使用している広さが20平方メートルだとした場合、自宅の40%が業務用に使われていると判断され、月々の家賃の内４万円が経費として認められることになります。このような考え方を「家事按分」と呼びます。携帯電話料金などの通信費や水道光熱費も同様の考え方で按分する方法のほか、１日のうち、何％の時間を仕事に割いているかで按分する方法もあります。
フリーランスエンジニアが経費として使えるもの一覧
続いて、フリーランスエンジニアの活動で発生する費用の内、経費として認められるものは下記の13個に分類することができます。
- 地代家賃：
事務所として使用しているスペース家賃 - 水道光熱費：
電気・水道・ガス代 - 広告宣伝費：
自社ウェブサイトのホスティング費用、名刺、パンフレット代金 - 通信費：
携帯電話、インターネット回線、郵便代金など - 旅費交通費：
飛行機・電車・バス・タクシー代、出張先で利用したホテル代 - 接待交際費：
取引先との会食や接待の費用。誰と行ったかの情報が必須。 - 外注費：
仕事で外注を使った時の費用 - 租税公課：
個人事業税、仕事で使う車の自動車税など - 消耗品費：
筆記用具、コピー用紙など10万円以下で耐用年数が1年未満のもの - 支払い手数料：
税理士への委託費用、振り込み手数料など - 減価償却費：
購入額が10万円を超えるもの。 - 新聞図書費：
新聞、書籍、雑誌などの購入費 - 雑費：
上のどれにもあてはまらない、引っ越し代やクリーニング代など。
1.地代家賃
オフィスや自宅を賃貸で借りている場合の費用が該当します。
この他、駐車場の代金なども地代家賃に含めることが可能です。
自宅を事務所として使用している場合は、前項でもご説明した通り仕事に使うスペースが自宅の総面積の何％に当たるかで家事按分を行う必要がありますので注意してください。
2.水道光熱費
水道・ガス・電気代が該当します。
按分方法は、地代家賃と同じく仕事用スペースの割合で行う方法や、仕事をしている時間の割合で算出する方法があります。
3.広告宣伝費
フリーランスエンジニアとして案件を獲得するためにアピールする活動を行った際に費用が該当します。具体的には名刺の作成費用、自社ウェブサイトをホスティングするサーバ代金、自社のサービスを紹介するパンフレットの代金などが広告宣伝費にあたります。
4.通信費
インターネット回線の利用料、携帯電話料金、郵送費用などが該当します。
自宅で仕事をしている場合のインターネット回線料金や、プライベート兼仕事用の携帯電話を利用している場合は家事按分を行う必要があります。
5.旅費交通費
クライアントを訪問する際に利用した電車・タクシー代や、出張で宿泊したホテルの料金などが該当します。領収書が出ない電車やバスを利用した場合は、何月何日に、どこからどこまで利用して、料金がいくらであったかの記録を残しておきましょう。
6.接待交際費
クライアントとの飲食で発生した費用が該当します。
接待交際費があまりに多いと税務署から指摘を受けることもありますので、私的な利用と業務での利用についてはしっかりと意識して分別することをおすすめします。また、税務署から確認された際には「いつ、どこのお店で、誰と、何の目的で利用したか」を答えられるようにしておきましょう。
7.外注費
自社ウェブサイトのデザインをデザイナーに依頼した場合や、企業から受注した案件を別のフリーランスエンジニアに対応してもらった際に発生する報酬などが該当します。
8.租税公課
仕事で自動車を使用している場合の自動車税や事業税などが該当します。
9.消耗品費
筆記用具などの文房具や、コピー用紙、プリンターのインク代などが該当します。
消耗品費として認められるのは10万円以下の品で、耐用年数が1年未満のものとなっています。
10.支払い手数料
銀行の振込手数料や税理士・弁護士などの専門家への報酬の支払いが該当します。
11.減価償却費
パソコンやソフトウェア、自動車など10万円を超え、耐用年数が１年以上のものが該当します。減価償却費の経費の考え方は少し特殊です。例えば、20万円のパソコンを購入して３年間使うとした場合、１年目は10万円を経費として計上、２年目は6万円、３年目は4万円というように数年に分けて経費を計上していきます。
12.新聞図書費
仕事で必要な情報を収集するために書籍や新聞などを購入する費用が該当します。
フリーランスエンジニアの方であれば技術書の購入費用などがこれに当たるでしょう。ただし、仕事に直接関係のない書籍・新聞などは経費として認められませんので注意してください。
13.雑費
ここまでご紹介してきた12個のいずれにも当てはまらないものは雑費として経費にします。具体的には、事務所を引っ越す際に発生した引っ越し代金や、仕事で着用しているスーツのクリーニング代金などが該当します。
そのほか覚えておきたいこと
・経費の使いすぎに注意
上手に経費を使うことで節税ができることは言うまでもありませんが、闇雲に経費を使っていると税務署からの調査が入ることがあります。その際、各経費についてしっかりと説明ができれば問題はありませんが、説明ができない経費があると最悪の場合は追徴課税を求められるおそれがあります。
・領収書は７年は保存しておこう
お店から受け取った領収書は７年間の保存が義務付けられてますので、破棄せずに保存するようにしてください。なお平成27年・28年に改正された電子帳簿保存法により、紙の領収書は一定の条件を満たすことでスキャンしたデータとして保存することが認められました。利用に際しては、認定事業者のシステムを利用などの条件がありますので、事前に確認を行ってから実施するようにしてください。
まとめ
今回は、フリーランスエンジニアの経費についてまとめてきました。
一見、面倒に思える経費管理ですが、きちんと管理することで節税効果が期待できるなどフリーランスエンジニアならではのメリットも多数あります。これまで経費をきちんと管理されてこなかった方は、これを機会に管理をはじめてみてはいかがでしょうか？
